Політика захисту даних

1. Мета

Намисто прагне захищати особисті дані всіх, з ким ми працюємо – включаючи учнів, батьків, персонал, волонтерів, опікунів, спонсорів та партнерів. Ця політика пояснює, як ми збираємо, використовуємо, зберігаємо та захищаємо особисті дані відповідно до Загального регламенту захисту даних Великобританії (UK GDPR) та Закону про захист даних 2018.

2. Сфера застосування

Ця політика застосовується до:

• Опікунів, персоналу, підрядників та волонтерів, які обробляють особисті дані від імені Намисто.
• Усіх особистих даних, що зберігаються Намисто, незалежно від того, чи це паперовий, чи цифровий формат.

3. Наші принципи захисту даних

Намисто забезпечить, що особисті дані:

• Обробляються законно, справедливо та прозоро.
• Збираються лише для конкретних, чітких та законних цілей.
• Обмежуються тим, що необхідно стосовно цих цілей.
• Точні та оновлюються.
• Зберігаються безпечно та тільки стільки, скільки необхідно.
• Обробляються таким чином, що забезпечує відповідну безпеку.

4. Правова основа для обробки

Ми обробляємо особисті дані на основі однієї або декількох наступних правових підстав:

• Згода: (наприклад, використання фотографій у рекламі з письмовим дозволом).
• Договір: (наприклад, угоди з персоналом або постачальниками).
• Правове зобов'язання: (наприклад, захист, звітність HMRC).
• Законні інтереси: (наприклад, спілкування з батьками щодо шкільних заходів).
• Життєво важливі інтереси: (наприклад, обмін інформацією в надзвичайній ситуації для захисту дитини).

5. Типи даних, які ми збираємо

• Контактні дані (імена, адреси, номери телефонів, електронні пошти).
• Записи, що стосуються учнів (вік, шкільний рік, відвідуваність).
• Контактна інформація для екстрених випадків та медична інформація, де це доречно.
• Записи персоналу, волонтерів та опікунів.
• Фінансові записи (пожертви, платежі, відшкодування).

Ми ставимося до всіх даних з обережністю, а чутливі категорії, такі як здоров'я або інформація про захист, отримують додатковий захист.

6. Зберігання та безпека даних

• Паперові записи зберігаються в заблокованих шафах.
• Електронні записи зберігаються в системах, захищених паролем.
• Доступ обмежено персоналом та опікунами, які потребують інформації.
• Дані будуть безпечно знищені, коли більше не потрібні.

7. Обмін даними

Ми ділимося особистими даними лише коли:

• У нас є згода.
• Це вимагається законом або обов'язком захисту.
• Це необхідно з довіреними партнерами (наприклад, спонсори, постачальники послуг), за письмовою угодою, що забезпечує відповідність GDPR.

Ми ніколи не продаватимемо особисті дані третім сторонам.

8. Зберігання даних

Особисті дані зберігаються лише стільки, скільки необхідно:

• Записи учнів та батьків: до 3 років після залишення школи.
• Записи захисту: відповідно до законодавчих вимог.
• Фінансові записи: 7 років.
• Записи волонтерів, персоналу та опікунів: 6 років після залишення.

9. Права осіб

Особи мають право:

• Отримати доступ до даних, які ми про них зберігаємо.
• Запитати виправлення неточних даних.
• Запитати видалення їхніх даних (якщо зберігання не вимагається законом).
• Заперечувати або обмежувати певні типи обробки.
• Відкликати згоду в будь-який час.

Запити слід подавати письмово до відповідального за захист даних.

10. Порушення даних

• Будь-яке порушення особистих даних (втрата, крадіжка, несанкціонований доступ) повинно бути негайно повідомлено відповідальному за захист даних.
• Серйозні порушення будуть повідомлятися до ICO (Офіс уповноваженого з інформації) протягом 72 годин.
• Постраждалі особи будуть проінформовані без зайвої затримки.

11. Відповідальність

• Опікуни несуть загальну відповідальність за дотримання захисту даних.
• Відповідальний за захист даних: Голова або Секретар Ради опікунів. Відповідає за моніторинг відповідності, відповіді на запити даних та повідомлення про порушення.
• Усі працівники та волонтери повинні дотримуватися цієї політики при обробці особистих даних.